辦公自動化于50年代在美國等西方國家首先興起，到70年代后期形成新型綜合學科——辦公自動化（OA）。80年代到90年代，辦公自動化系統(tǒng)開始在世界各國得到較快的發(fā)展。

根據(jù)對企業(yè)發(fā)展的深刻洞察，Acer認為，我國企業(yè)與政府機關的辦公自動化歷程，實際上已經(jīng)經(jīng)歷了6代的發(fā)展，伴隨著6代管理思想與管理體系的演變。

第1代OA：硬件配置階段

70年代末，伴隨企業(yè)在辦公過程中開始使用電腦、傳真機、打印機、復印機等現(xiàn)代辦公設備，以單機為主、以實現(xiàn)個人事務處理為目的的第一代辦公自動化系統(tǒng)開始興起。

第2代OA：數(shù)據(jù)處理自動化階段 

自80年代中期開始，伴隨傳統(tǒng)MIS（管理信息系統(tǒng)）的興起與發(fā)展，OA進入以數(shù)據(jù)處理自動化為標志的第2代OA階段。

由于不能實現(xiàn)流程自動化，第1代及第2代OA都不能稱為真正意義上的“辦公自動化”。

第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段

伴隨企業(yè)內部局域網(wǎng)的興起和發(fā)展，第3代OA開始關注并實施企業(yè)不同部門間工作流程的自動化。不同部門及各員工間的協(xié)作大大加強，從而使企業(yè)辦公的效率得到較大的提高。因此這是真正意義上“辦公自動化”的開始。

但是，第3代OA只是有限的工作流程自動化系統(tǒng)，難以實現(xiàn)隨時隨地的辦公、移動的辦公，因而難以實現(xiàn)企業(yè)資源的延展，企業(yè)資源最大程度的利用。

第4代OA：無障礙工作流自動化階段

90年代中期開始，隨著互聯(lián)網(wǎng)（Internet）的興起與發(fā)展，辦公自動化管理模式獲得極大的突破。以Internet為基礎，第4代OA實現(xiàn)了移動辦公，企業(yè)資源不再受到通訊技術的限制。因此，它被稱為“無障礙工作流程自動化辦公”（Unlimited Work Flow）。這種24小時*7天/周的不間斷辦公管理模式，為企業(yè)實現(xiàn)對客戶的全天候服務和業(yè)務活動的全面開展提供了寬廣的舞臺。

然而，由于受到企業(yè)傳統(tǒng)的文化環(huán)境、管理模式和業(yè)務流程的束縛，協(xié)同工作的模式難以建立，工作流程自動化的效益也難以全部實現(xiàn)。

第5代OA：協(xié)同工作型辦公自動化（KM1代）

90年代末期開始，隨著協(xié)同管理思想（Collaboration）的興起，旨在實現(xiàn)項目團隊協(xié)同、部門之間協(xié)同、業(yè)務流程與辦公流程協(xié)同、跨越時空協(xié)同的第5代協(xié)同工作型OA開始興起。第5代OA的核心是KM（知識管理），實現(xiàn)方式是Workflow（辦公流程自動化）及KM（知識管理）相結合的信息系統(tǒng)。

其缺點在于太關注辦公事務本身與企業(yè)目前的利益，缺乏長期的發(fā)展戰(zhàn)略。第一代知識管理（簡稱KM1代）太關注于知識/信息與資源的分享，而忽略知識的收集、積累與繼承。因此，第5代OA難以支持企業(yè)及員工的長期的協(xié)同發(fā)展。

第6代OA：協(xié)同發(fā)展型辦公自動化（KM2代）

第6代OA已經(jīng)超越了傳統(tǒng)辦公的狹義范疇，它是一種領先的企業(yè)管理思想。在實現(xiàn)方式上，它仍然以工作流程自動化Workflow（辦公流程自動化）及KM（知識管理）為核心。

從兩者的關系來看，工作流程自動化是實現(xiàn)協(xié)同的重要手段。缺少工作流程的自動化，任何辦公自動化系統(tǒng)都無法實現(xiàn)工作的協(xié)同。而KM仍然是OA的核心。但與第5代OA中的KM（KM1代）相比較，KM2代的涵義發(fā)生了重大的變化。

KM2代的優(yōu)勢在于，其注重知識的收集、積累與繼承，最終目標是要實現(xiàn)企業(yè)及員工的協(xié)同發(fā)展，而不是關注辦公事務本身與企業(yè)本身的短期利益。只有實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展，員工的發(fā)展才有空間；只有實現(xiàn)員工的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展才有潛力。而“知識管理”正是實現(xiàn)兩者協(xié)同發(fā)展的橋。