OA概述
企業(yè)信息化建設經(jīng)過這么多年的發(fā)展，取得了比較大的成果與效益，但是，隨著應用與需求的不斷增長和多樣性，信息系統(tǒng)也需要走專業(yè)化、多樣性的建設之路。這是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然結果。

辦公自動化(OA)定義
辦公自動化(OA－Office Automation)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)路功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡，組織機構內(nèi)部的人員可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過OA系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現(xiàn)了辦公的高效率。

同時隨著技術的發(fā)展和使用人員的辦公方式和習慣、管理思想的變化，對于OA很明確的定義也不斷的變化著，在技術發(fā)展過程中的每一個階段，也賦予給OA不同的內(nèi)容和新的想象，而且，不同行業(yè)、不同層次的人員對OA的看法和理解也各有不同。

功能方面：廣義而言，OA應該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)；
對于企業(yè)高層領導而言，OA是決策支持系統(tǒng)(DSS)。OA運用科學的數(shù)學模型，結合企業(yè)內(nèi)部／外部的信息為條件，為企業(yè)領導提供決策參考和依據(jù)；
對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)(IMS)，OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的基礎“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率；
對于普通員工而言：OA是事務／業(yè)務處理系統(tǒng)。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效，愉快地工作。

在以前傳統(tǒng)的認知和了解中，認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結構化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門、其實，在今天看來，OA應有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。

辦公自動化(OA)發(fā)展過程
基本界定辦公自動化軟件系統(tǒng)以后，我們再回顧一下辦公自動化系統(tǒng)在我國的發(fā)展脈絡。(下文如果非特指，辦公自動化即指狹義的辦公自動化軟件系統(tǒng))。

1、 中國的辦公自動化軟件系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經(jīng)濟體制的影響，政府對企業(yè)的管理出了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進行許多決策的時候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當時的政府官員和企業(yè)領導經(jīng)常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴格的對應關系，即企業(yè)領導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業(yè)應用紅頭文件就比較自然。此時的辦公自動化系統(tǒng)的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)。其實辦公其實就是辦文。

2、 隨著企業(yè)的介入，OA軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性，例如，OA現(xiàn)在強調(diào)的知識管理，強調(diào)了業(yè)務流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要的功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級結構，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)，存在流程復雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由于在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，不僅將辦文內(nèi)容電子化，而且實現(xiàn)整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。

在此種情況下，辦公自動化作的所有工作不過是將手工工作搬到計算機網(wǎng)絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，卻沒有增加任何先進的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實在過于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎？如果我們仔細觀察市面上的辦公自動化產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實和困境。這也是我們的客戶對辦公自動化不滿意的焦點所在。

辦公自動化(OA)特點
OA系統(tǒng)在企業(yè)應用和發(fā)展定位上主要以“辦公自動化”為核心，包括了公文審批、辦公管理功能。其特點是以企業(yè)在行政辦公上審批、批閱文件為線索，實現(xiàn)符合企業(yè)行政要求的審批結構體系，達到“審批自動化”的目的，從而節(jié)省紙質(zhì)文件傳遞在時間和人力成本上的浪費，提高審批的工作效率。包括以下特點：

第一， 以強大的審批工作流為核心。
從OA系統(tǒng)的技術開發(fā)平臺發(fā)展過程來看，主要是運用了流轉技術，實現(xiàn)對文件實體在網(wǎng)絡上的傳遞，并通過定義接收者的先后順序，實現(xiàn)審批流轉路徑的定制功能。結合企業(yè)在行政組織架構上的要求，在流程定制中融入組織結構、人員、組別、角色、崗位等特征，實現(xiàn)靈活強大的定制結構體系，以滿足企業(yè)在公文審批方面的要求。
第二， 專注于辦公事務處理，與業(yè)務結合性不強。
由于OA系統(tǒng)發(fā)展起步較早，因此在其定位上專注在企業(yè)辦公綜合事務處理，如文件管理、車輛管理、辦公用品管理、會議管理、檔案管理等。ERP產(chǎn)品強調(diào)的是先進的管理思想，為企業(yè)提供強大的業(yè)務解決方案的能力，與企業(yè)的業(yè)務管理結合性非常強，這也是ERP產(chǎn)品核心理念和價值所在。因此相比之下，OA產(chǎn)品所體現(xiàn)出來的價值表現(xiàn)就并不在于“業(yè)務解決能力”上，而是對企業(yè)辦公事務的處理，與業(yè)務的結合性不強。
第三， 實施范圍較為廣泛，要控制得當。
隨著企業(yè)信息化建設的發(fā)展，信息系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務管理方面的能力要求越來越受到重視，不少企業(yè)在實施OA系統(tǒng)的同時提出了很多具有企業(yè)業(yè)務特色的功能要求。而這些功能要求往往已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)所能解決的范疇，造成了對OA系統(tǒng)在實施范圍控制上的一個“模糊邊界”。因此，如果不控制好這個范圍的界定，極大可能造成項目的風險和失控。在對這個范圍的控制上，總結出以下幾點考慮的因素供參考：
投入的成本效益比：只有那些對企業(yè)真正起到效益的功能我們才值得投入成本去實現(xiàn)，否則只會帶來時間和成本的浪費，而獲益不大。 
用戶使用范圍：在考慮到一個功能是否值得開發(fā)的時候，其中也要考慮到用戶群對象，如果只是個別用戶在使用的功能，而這些業(yè)務又非關鍵業(yè)務的話，我們可以考慮先不列在此范圍內(nèi)。 
使用的頻度：對于一個使用頻度很低的功能要求，盡管可以實現(xiàn)，但是考慮到最終的使用只是一年幾次或者一年一次的，我們也沒有必要納在實施范圍內(nèi)。
是否可以利用其他現(xiàn)有的軟件或者系統(tǒng)解決：部分用戶的功能其實可以利用一些現(xiàn)有的軟件和系統(tǒng)的功能就能解決的，這樣也沒必要重新開發(fā)一個新的功能。
通過上述幾個因素的統(tǒng)一考慮，確定出一個合適的“度”，圍繞著這個“適度”一步一步實現(xiàn)，才能合理控制成本和發(fā)揮OA系統(tǒng)的最大效益。
第四， 二次開發(fā)量較大
由于上述第三點的特點，必然會出現(xiàn)對原有OA產(chǎn)品的二次開發(fā)要求，開發(fā)量需要根據(jù)提出的功能要求復雜程度而定。這個過程中也會牽涉到對所選擇的OA產(chǎn)品技術架構上的問題，如果這個核心架構不能滿足企業(yè)業(yè)務上的靈活要求，那么就意味著全新開發(fā)的可能性。

辦公自動化(OA)發(fā)展方向
辦公自動化的發(fā)展方向應該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務都在網(wǎng)絡環(huán)境下實現(xiàn)。從技術發(fā)展角度來看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，安全技術的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。