隨著經濟的發(fā)展，中小企業(yè)所面臨的競爭比以往更加激烈，產品價格不斷降低，企業(yè)的利潤也隨之不斷縮水。企業(yè)要想提高利潤，獲得更好的發(fā)展，就必須“開源節(jié)流”，開源是根本，節(jié)流是必須。然而在激烈的競爭環(huán)境下，想要開源絕非一朝一夕之功，而與此同時，企業(yè)的費用仍然在大把大把的往外花，我們見過每天都不賺錢的企業(yè)，但沒有見過每天不花錢的企業(yè)。

當前的趨勢就是，70%的企業(yè)成本在上升，并且在未來一到兩年，會有更多的企業(yè)加入到成本上升的行列。很顯然，企業(yè)已經意識到成本管理在企業(yè)運營管理中的重要性，并且隨著企業(yè)不斷發(fā)展成熟，管理越來越規(guī)范，越來越完善，已經有很多企業(yè)開始通過費用預算的方式在對企業(yè)的費用進行管理，期望能夠藉此有效的降低企業(yè)費用。

然而，企業(yè)在對費用預算的管理實踐中，卻面臨著諸多挑戰(zhàn)。

預算失衡，資金流向不明，管理者不了解錢究竟花在何處；各地廣告投放和市場推廣活動不盡相同，推廣組合形式復雜且變化多樣，變動費用難以監(jiān)管；固定辦公費用中存在大量浪費，如何杜絕浪費成為困擾管理人員的難題。

手工管理的操作方式效率低下，費用報銷的審批周期冗長，存在大量重復勞動。員工報銷需多個部門審批以及主管簽字核準，一旦相關人員出差在外，流程常常被迫中斷；紙質單據審批完成后，財務還需要將單據逐一輸入財務系統(tǒng)，整個報銷過程充斥大量重復勞動；遇突發(fā)狀況需要緊急追加預算，手工操作不能及時響應。
很多企業(yè)對財務管控不正規(guī)，對要發(fā)生的費用不清楚，業(yè)務部門要錢，老板拍腦門決定；主管進行費用審批時，由于無法及時得到有效的數(shù)據支持而無從判斷費用開支的合理性；資金流向不明，管理者很難清楚了解錢究竟花在何處；當費用發(fā)生了，員工來要錢報銷的時候，財務人員發(fā)現(xiàn)這些費用與企業(yè)財務制度并不相符，從財務崗位職責來說并不應該給員工報銷，但費用已經發(fā)生，于是有些時候面對這些違反制度的費用支出只能睜一只眼閉一只眼，財務在整個費用管理的過程中只是做了出納的工作，但出問題后，財務卻要擔大部分責任。從而財務部總是處在上下為難的困境中，上級認為財務部沒管好，業(yè)務部門認為財務部管不好，公司內部的爭執(zhí)在所難免。

如何才能夠切實有效地控制企業(yè)的費用支出？為什么公司每個月各部門的費用開支依然很多？公司員工的每筆報銷費用是否合理，每分錢是否都用到了實處？信息化的手段是一個必經之路。有的企業(yè)已經認識到這個問題，并開始嘗試著通過信息化的手段，來對費用預算進行管理。

而在軟件的選擇上，當前市面上有兩個概念的產品，一種是全面預算管理軟件，一種是以phpoa費用管理系統(tǒng)為代表的專門針對費用預算管理而研發(fā)的管理系統(tǒng)。

全面預算管理軟件主要服務于大型集團企業(yè)，中小企業(yè)在全面預算管理信息化方面面臨的種種困境，讓中小企業(yè)不得不將全面預算管理軟件視為“雞肋”。對于規(guī)模較小，業(yè)務類型比較單一的中小型企業(yè)來說，在管理理念方面與大型集團企業(yè)相比，往往存在較大的差距。所以，中小企業(yè)客戶希望軟件供應商首先能夠協(xié)助其在管理理念上取得提高，為自己日后發(fā)展壯大打下堅實的基礎。調查中不少中小企業(yè)強烈渴望能夠得到以企業(yè)戰(zhàn)略為基礎的預算管理實施咨詢，全面預算只有站在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度才能適應企業(yè)不斷發(fā)展的實際需要；為企業(yè)提供能夠面向市場的預算編制，使其預算方案能夠經得起市場的考驗；根據企業(yè)所屬的具體行業(yè)提供真正適合企業(yè)的預算管理方法。

解決之道

為了對費用預算進行有效管理、保證費用預算的良好執(zhí)行，必須有一套行之有效的、適合中小企業(yè)實際情況的、方便易用的費用預算管理系統(tǒng)作為支撐。

通過合理的編制預算，并由系統(tǒng)實現(xiàn)對預算執(zhí)行的實時控制，從而規(guī)范企業(yè)的日常開支，并將費用的管理方式由事后控制向事前的合理性審核轉移。靈活的工作流配置，可以支持多級審批、交叉審批，預算內審批、超預算審批、無預算審批等多種審批流程，既能幫助企業(yè)根據戰(zhàn)略部署，嚴格規(guī)范各項費用的審核流程，又能滿足企業(yè)復雜的審核要求，同時也明確了各個環(huán)節(jié)的費用控制責任。

員工可以在線填寫費用申請和報銷的單據，并提交審批，系統(tǒng)按照預先設置好的流程和標準實現(xiàn)在線自動流轉；在phpOA系統(tǒng)中，領導可以在線快速對單據進行審批，并最終到達財務；財務人員可以直接支付給員工現(xiàn)金，也可以根據單據中提交的銀行信息，迅捷的將款項轉賬至員工的銀行卡中，這樣，即使員工不在公司，也能快速收到款項，從而消除了管理的時間和空間限制。

同時，系統(tǒng)可以在業(yè)務申報、審批以及支付等不同階段及時提供預算數(shù)據、控制標準以和實際數(shù)據的對比差異，并支持在線查詢相關表單和數(shù)據，實現(xiàn)費用、資金支出的事前事中控制，從源頭避免費用超支，有效監(jiān)控費用支出，提高報銷效率。

通過費用預算管理系統(tǒng)的使用，能夠有效提高費用管理工作的效率。報銷時，員工不再需要拿著單據在各審批人、財務部門之間來回折返，系統(tǒng)會自動將單據流轉至下一個審批人，并通過系統(tǒng)信息、短息等多種方式提醒審批人及時進行辦理，直至財務部門通知員工領款，或按照預先設定的銀行信息，直接將報銷款轉賬至員工的銀行卡中。這樣，既能減少報銷員工無謂的時間消耗，而且即使審批者出差在外，只要可以上網，也能及時處理待審批單據，而不會影響報銷流程的運轉，從而讓整個報銷工作的效率明顯提升。

同時，系統(tǒng)能夠準確翔實的記錄費用的整個管理過程中的數(shù)據，并且通過一定的權限控制，以達到讓不同的人看不同的數(shù)據的目的，各得其所。普通員工可以查看自己填寫的單據當前的流程處理情況，并適時提醒辦理人及時進行處理，也可以查看自己之前所有的費用報銷紀錄詳情；部門在phpOA系統(tǒng)中，領導通過系統(tǒng)能夠查詢到自己需要辦理的單據，并按照優(yōu)先級別進行辦理，同時可以查看自己權限范圍之內的部門、項目的所有的費用發(fā)生記錄，及預算執(zhí)行情況，能夠準確的費用的花費是否達到了預期的效果；公司高層可查看公司費用預算的整體執(zhí)行情況，也能夠詳細的了解每一筆支出的用途；通過借款和費用的綜合分析報表以及費用預算執(zhí)行分析，分析全年的預算執(zhí)行情況，能夠為部門在phpOA系統(tǒng)中，領導、財務部門、公司高層制定來年的費用預算提供參考依據，從而使得預算的編制更加準確，切實達到控制企業(yè)總體運營成本的效果。

phpoa作為國內協(xié)同協(xié)同管理軟件專業(yè)廠商，其費用管理系統(tǒng)以協(xié)同管理平臺為技術支持，以信息共享為基礎，以“協(xié)同控制”為核心，從費用的申請開始，到每一步費用的審批，有效區(qū)分超支費用、預算外費用，并且重點把控并盡量減少超支和杜絕預算外費用的發(fā)生。在費用報銷時，秉承要報銷必須先有申請，嚴格控制報銷金額超申請的現(xiàn)象，從而從整體上有效把控費用的開銷，幫助企業(yè)對費用的管控方式由“粗放式管理”轉變?yōu)椤熬_管理”。

 系統(tǒng)提供靈活的功能，可同時滿足“先申請后報銷”和“直接報銷”兩種模式，實現(xiàn)費用申請、報銷的超支、預算外預警控制，解決預算審批難、控制難的問題，并且解決了部分特殊費用或公共費用分攤問題。在phpOA系統(tǒng)中，領導通過管理駕駛艙所呈現(xiàn)的生動翔實的數(shù)據，可誰是掌握費用現(xiàn)狀。系統(tǒng)的實現(xiàn)方式基于b/s架構，靈活易用，實現(xiàn)成本低，且可通過手機、平板電腦等移動終端進行審批，讓出差中的在phpOA系統(tǒng)中，領導輕松辦公。

 通過使用phpoa費用管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)真正將企業(yè)全員納入費用管控的過程中，幫助企業(yè)建立以過程控制為主的費用控制機制，使企業(yè)能夠集中控制分支機構的費用支出，將每筆費用的管控過程記錄在案，有據可查，在phpOA系統(tǒng)中，領導可實時查詢費用執(zhí)行狀況。

phpoa軟件(www.phpoa.cn)！國內首家專業(yè)OA辦公軟件開源服務提供商，采用php+mysql開源語言，一直致力于應用管理軟件基層研發(fā)，現(xiàn)己推出企業(yè)、政府、集團、saas等應用平臺！而且，phpoa企業(yè)運營管理平臺還能通過增減功能模塊，讓購買系統(tǒng)的價格進行調整，來滿足不同企業(yè)的辦公需求！